Dosya Yönetimi
Dokümantasyon Yönetimi
Dokümantasyon yönetimi ve kalite yönetimi modülleri birlikte yer alır. Dokümantasyon Yönetimi ile yazılım içerisinde bulunan tüm kayıtlarda, kayıt dokümanlarının uzantı ve boyutuna bakılmaksızın ek olarak eklenmesini sağlar. Kalite Yönetimi Yazılımı ile kullanılan kalite yönetimlerinin sınıflandırılmasını, ana doküman listesini ve bu dokümanları hangi personellerin gördüğünü ve okuduğunu, revizyon tarihçesi ile dokümanların ekte yönetilmesini sağlar.
Bu modüller, kayıtların eklenmesi, dokümanların yönetimi, dokümanların paylaşılması ve erişim kontrolü, revizyon yönetimi, güvenlik ve izleme, arama ve filtreleme gibi işlevleri içerir.
Bilgi Paylaşım Listesi
Ofis Yönetimi
Ofis Yönetimi Modülü, idari süreçlerin yönetimini destekleyen bir dizi yazılım içerir. Bu modül, ofis işlemlerini daha verimli bir hale getirir ve organize bir şekilde yürütmeyi amaçlar. Modülün içerdiği özellikler şunlardır:
Görev yönetimi, çağrı yönetimi, masraf yönetimi, duyuru yönetimi, gelen giden evrak takibi yönetimi, ziyaretçi defteri yönetimi, toplantı salonu yönetimi, onay kayıtları, sayaç bilgileri yönetimi, fazla mesai talebi yönetimi, seyahat talebi yönetimi, avans talep yönetimi ve izin talep yönetimi gibi özellikler yer alır.
Bu özellikler, ofis yönetiminin farklı yönlerini kapsayarak, çalışanların iş akışlarını etkin bir şekilde yönetmelerine ve iletişimlerini geliştirmelerine yardımcı olur.
Görevler
Çağrılar
Duyurular
Malzeme Talebi (Ofis İçi Kullanım)
E - Posta Yönetimi
Onay Kayıtları
Masraflar
Toplantılar
Avans Talep
Ziyaretçi Defteri
Sohbet Uygulaması
İzin Talep
Evrak Takibi
Firmalar ve Bağlantılar
Firmalar ve Bağlantılar modülü, bir kuruluşun tüm firmalarını ve bu firmalar arasındaki ilişkileri izlemek ve yönetmek için tasarlanmış bir yazılım modülüdür. Modülün temel işlevi şöyledir:
Firma Kartlarının tek bir firma kartı olarak tanımlanıp tüm hesap, bağlantı, adres, değerlendirme, cari risk, hareketler, kara liste gibi bütün süreçleri aynı firma kartı altında bütünleşik olarak izlemeyi sağlar.
Firmalar ve Bağlantılar modülü, bir kuruluşun tüm firmalarını ve ilişkilerini merkezi bir yerde toplayarak yönetmeyi sağlar. Böylece, firma kartları bütünleşik olarak izlenebilir ve ilişkili bilgilere kolayca erişilebilir.
Firmalar
Bağlantılar
Ajanda ve Zaman Yönetimi
Ajanda ve zaman yönetimi, şirketlerin verimliliğini artırmak, kaynakları etkili bir şekilde yönetmek ve projelerin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için kullanılır.
Ajanda Yönetimi, personel ajandası, araç ajandası, demirbaş ajandası, toplantı salonu ajandası ve proje ajandası gibi işlevleri içerir. Bu modül, personellerin takvimlerini ve randevularını izlemelerine yardımcı olur, araçların takibini yapar, demirbaş eşyaların yönetimini sağlar, toplantı salonlarının rezervasyonlarını izler ve proje yönetimini kolaylaştırır.
Zaman Yönetimi ise çalışan zaman yönetimi, proje zaman ve maaş maliyeti, proje ilerleme takibi ve proje ilerleme raporları gibi işlevlere sahiptir. Bu modül, çalışanların zamanlarını izlemelerine olanak tanır, proje zaman ve maaş maliyetlerini takip eder, proje ilerlemesini takip eder ve proje ilerleme raporları oluşturur.
Ajanda Yönetimi
Zaman Çizelgeleri Yönetimi
Sorularınıza yanıt bulamadıysanız aşağıda yer alan soruları inceleyebilir, daha fazla soru ve yanıt için sık sorulan sorular sayfamıza göz atabilirsiniz.
Genel Uygulamalar
Görev Yönetimi herhangi bir sınır gözetmeksizin şirket içerisinde yapılması ve özellikle takip edilmesi gereken iş atamalarının tamamında kullanılabilir. Ayrıca, kullanıcı bazlı olarak görevin ne aşamada olduğu hakkında bilgi vermeden sisteme girilmesi engellenebilir.
Evet, Firmanet E-Posta uygulaması bütün e-posta servis sağlayıcıları ile kullanılabilir.
E-postaların Firmanet üzerinden takip edilmesi, alınan ve gönderilen e-postaların projeler, temaslar, satışlar, satın almalar veya firmalar ile ilişkilendirilerek sınıflandırılmasını sağlar. Ayrıca E-postalar istenildiğinde göreve dönüştürülerek takip edilebilir.
Toplantılar Modülü, ilgili olduğu ve tanımlanmış bütün modüller ile entegre olarak çalışır. Örneğin, bir toplantı yapıldığında toplantıya katılanlar, toplantı yapılan firma veya firmalar ve toplantının konusu olan proje tanımlanır. Böylece ilgili firma ile yapılan toplantının tarihi, katılımcıları, alınan kararlar ve bu kararlar ile ilgili atanan görevler kayıt altına alınır. Bu şekilde verimle takip edilebilir.
Sohbet uygulaması üzerinden yazılanlar yalnızca veri tabanına erişimi ve yetkisi olanlar tarafından silinebilir. Sohbet uygulaması, kurumsal hafızanın oluşması için kullanılmalıdır.
Çağrılar modülünün çağrı hizmeti veren çeşitli uygulamalar ile entegrasyon imkânı vardır. Üçüncü parti uygulamalar veri paylaştığı sürece bu mümkündür.
Firmanet Yazılım üzerindeki süreçler için belirli parametreler ve kriterler tanımlanıp, istenildiği kadar onay katmanı eklenerek onay hiyerarşisi yaratılabilir.
Firmanet’te esas olan her bir çalışanın kullanıcısının olmasıdır. Firmanet'in fiyat politikası da bu yönde yapılandırılmıştır. Yalnızca beyaz yakalar için kullanıcı alındıysa, bu durumda avans talep eden kişi adına, ilgili İK veya Muhasebe sorumlusu avans talep kaydını yapmak durumundadır.
Yalnızca avans talepleri değil, bütün kayıtlar sadece görmesi istenilen kişi, grup veya departmanlar tarafından görüntülenir.
İzin yasal bir hak olduğundan düşülmesi için ilgili kişinin resmi olarak izin talebinde bulunması gerekir.
Firmanet’te esas olan her bir çalışanın kullanıcısının olmasıdır. Firmanetin fiyat politikası da bu yönde yapılanmıştır. Yalnızca beyaz yakalar için kullanıcı alındıysa, bu durumda izin talep eden kişi adına, ilgili İK veya Muhasebe sorumlusu izin talep kaydını yapmak durumundadır.
Firmanet’te her bir kayıt için kayıt yapma, düzenleme, görüntüleme ve silme işlemleri için ayrı ayrı yetkiler oluşturulabilir. Bu sebeple, duyurular da belirli bir gruba veya kişiye yönelik yapılabilir.
E-posta Firmanet üzerinden yönetiliyorsa, duyuruların aynı zamanda e-posta ile gitmesi tercih edilebilir. SMS ile gitmesi için ise bir GSM şirketi ile entegrasyon yapılması gerekir.
Masraflar da resmi bir gider olduğundan sisteme kaydederken makbuz yüklemesi yapmak doğru olacaktır. Aksi halde süreç Firmanet Yazılım'ın dışında gelişecek ve izlenebilirliği de azalacaktır.
Bazı modüllerin aktifliği kullanıcılara bağlıdır. Ziyaretlerin nadiren olduğu, iş görüşmelerinin telefonla veya diğer iletişim araçları ile yapıldığı şirketler ziyaretleri kaydetmemeyi tercih edebilirler. Ancak Firmanet’in önceliği olan kurumsal hafıza için ziyaretlerin de kaydedilmesi önerilir.
Fatura, sözleşme, kargo vb. yeni evrak girişleri buradan yapılır. Evrakın ilgili olduğu proje, önem derecesi, gelen/giden evrak bilgisi, gelen firma ve ilgili kişi bilgileri detaylı bir şekilde kayıt altına alınabilir ve taranarak kayda eklenebilir. Evrak sirkülasyonu takip edilebilir, hangi tarihte hangi departmana gittiği, kime gittiği, evrak ile ilgili yorumlar burada kayıt altına alınabilir.
Ofis içi malzeme talebi, personelin şirket işlerinde kullanacağı ofis malzemelerini talep etmesi için kullanılır. Örneğin A4 kağıt, toner veya diğer sarf malzemeler, bu modül ile talep edilir.
Firmanet'te, "Firmalar/Bağlantılar/Kişiler" menüsü adı altında, firmanın müşterileri, tedarikçileri, bankalarla ilişkili kişileri, personeli ve diğer firmalardaki çalışanları gibi tüm bağlantıları kayıt altına alınır. Bu modül, eski model muhasebe yazılımlarındaki "Cariler" modülünü kapsar ve şirketin iletişimde olduğu tüm kişi ve kurumlar, temsilcileri, muhasebe hesapları, banka bilgileri ve diğer detayları içerir.
Bağlantılar, iş ilişkisi içinde olunan bir firmanın personellerinin ve bu personellerin departmanları, iletişim bilgileri, mesai saatleri gibi önemli olabilecek konuların kayıt altına alındığı kısımdır. Ayrıca, temaslar da doğrudan şirketler üzerinden değil, o şirkette görüşülen kişiler üzerinden takip edilir.
Firmanet’te, bütün modüllerde olduğu gibi Ajanda modülü de diğer modüller ile entegre bir şekilde çalışır. Ajanda Modülü kullanılmak istendiğinde, görev atamaları, toplantı planları ve projelerdeki günlük planlar takip edilebilir. Ayrıca, firmadaki demirbaşların da bir ajandası vardır. Böylece herhangi bir ekipmanın aynı anda iki farklı göreve planlanmasının önüne geçilmiş olur.
Zaman çizelgesi, özellikle projelerde faydalı olan ancak diğer süreçlerde de kullanılabilen ve herhangi bir iş için hangi personelin ne kadar zaman harcadığını gösteren bir tablodur. Bu sayede, benzer görevler için daha hassas bir zaman planlaması yapılabilir ve insan kaynağı maliyeti izlenebilir.
Dosya Yönetimi menüsü, sisteme revizyon tarihi, numarası, süreli dokümanların yüklenip takip edildiği bir menüdür. İK görev tanımlarının sisteme revizyon numarası ile yüklenmesi ve okuması gereken kişilerin seçilmesi, ilgili personellere ulaştırılması, yapılan değişikliklerin yeni revizyon numarası ile dokümanın tarihçesinin tutulması gibi işlemler buradan yapılabilir. Dolayısıyla kalite yönetim sistemi ve dokümantasyonu buradan yönetilebilir.
Firma içerisinde bilgi amaçlı paylaşılmak istenen dokümanların, Bilgi Paylaşım menüsü üzerinden takibi sağlanır. Örneğin, ekran kullanım bilgi dokümanları bu alana eklenebilir. Duyurulardan farkı, sürekli ve tekrarlı bir şekilde karşılaşılan konularda nasıl hareket edilmesi gerektiği ve dikkat edilmesi gereken hususlar, buradan da paylaşılabilir.
Bizi Yakından Tanıyın!
