ERP Hakkında Genel Sorular

Şirketler belirli bir büyüklüğe ulaştıktan sonra ERP yazılımlarına ihtiyaç duyarlar. Öncesinde ise farklı işletme fonksiyonlarını farklı yazılımlarla yürütme yoluna girmişlerdir. Belirli bir büyüklüğe ulaşan bu firmalarda işletme fonksiyonlarının bağımsız değil, eşgüdüm içinde yürütülmesinin zorunlu hale gelmesi, şirketin bir ERP yazılımına ihtiyaç duyduğunu gösterir. Bu aşamadan sonra işletme fonksiyonlarına hangi ERP sisteminin uygun olduğunun araştırılması gerekir. 

Şirketin ERP sistemine ihtiyaç duyduğunun bazı ip uçları vardır: 

Çeşitli iş süreçleri için birden fazla yazılımı eş zamanlı kullanarak istediğiniz sonuçlara ulaşmak istiyorsanız,  muhasebe süreçlerini manuel yürütüyorsanız, faturaları elle düzenliyorsanız, kâğıt faturalarla süreci devam ettiriyorsanız, finansal tabloları hala Excel dosyalarında takip ediyorsanız,

İş süreçlerinde şirket içi verilere ulaşmakta zorlanıyorsanız,

Birimler arası iletişim telefon ve mail ile devam ediyorsa, birimler ihtiyaç duyulan bilgilere direk ulaşamıyorsa şirketinizde ERP Sistemini kullanmanın zamanı gelmiş demektir.

Web Tabanlı ERP yazılımları, kullanıcıların fiziksel konumlarından bağımsız olarak sisteme giriş yaparak görevlerini yerine getirmelerini sağlar.

Yerel ağlarda veya özel sunucularda bulunan ERP ve veri tabanına izin verildiği takdirde internet olan her yerden erişilir. Özellikle Covid-19 salgını sürecinde Web Tabanlı ERP yazılımlarına olan talep artmıştır.

Web tabanlı ERP, kurulum gerektirmediğinden kolay erişime sahiptir, internete bağlı her platformdan ve mobilden ulaşılabilir. Platform bağımsızdır. Veri paylaşımı kolaydır, güncelleme ve bakım kolaylığı vardır.

Şirketlerin tereddüt ettikleri konulardan biri, bilgilerinin ve kayıtlarının başkalarının eline geçme ihtimalidir. İster web tabanlı ister yerel bir bilgisayarda veya ağda kurulu olsun, veri güvenliği açısından bir fark yoktur. Şirketin yetkili personelinin izni olmayan herhangi bir yerden verilere erişim imkânı bulunmaz.

Web tabanlı yazılımlar yalnızca şirket içinden erişim izni verilerek de kullanılabilir. Kiralama yöntemi ile çalışan ERP yazılımlar istisna sayılabilir.

Şirketlerin ERP seçim süreci birden fazla parametreye bağlıdır. Bu parametrelerden en önemlileri yazılımın, firmanın iş modeline uygun olması, personelin hazır olması ve maliyet kalemleridir.

ERP uyarlama faaliyetleri meyvelerini uzun vadede veren bir süreç olduğundan şirketin ana sektörüne (İmalat, Hizmet, Proje, Toptan vs.) uygun bir yazılım seçilmelidir.

İnsan Kaynakları Yönetimi altında, istenen periyodlarda, toplu ya da personel bazlı eğitimler planlanabilir ve gerçekleşme zamanları takip edilebilir. 

Eğitim ve seminer kayıtları sistemde oluşturulurken, kayıt formunda ilgili ayrım yapılabilir ve gerekli raporlar alınabilir. 

Mevcut sürümde böyle bir entegrasyon bulunmamaktadır, ancak geliştirilmesi mümkündür.  

Dijital platformlarla bir entegrasyon şu an için mevcut değildir. Ancak ilan bilgileri sistem üzerine kaydedilebilir, ilgili ilanın tüm verilerinin girildiği formlar sistemden ve dijital platformdan bağımsız olarak yönetilebilir. 

İnsan Kaynakları Yönetimi altında iş ilanları, ilanlara bağlı başvurular ve başvuru değerlendirme sonucuna bağlı işe alımlar, aynı modül altında yönetilmektedir.    

Değerlendirme şablonlarına bağlı kriter tanımları ve tanımlara bağlı puanlar sisteme girilerek belirlenen periyodlardaki yönetime değerlendirme talepleri oluşturulur. Yönetim tarafından yapılan değerlendirmeler ise sistem tarafından İK personel kartında ilgili başlık altında yönetilir.  

Değerlendirme şablon tanımları, personel ve iş başvuru başlıklarında yönetilmektedir. İş başvuru aşamasında kullanıcı karşısına iş başvurusu şablonları çıkmakta ve bu şablon kullanılarak görüşmelerde değerlendirmeler sistem üzerinden yönetilmektedir. 

İş görüşmelerinde yapılan tüm değerlendirmeler kayıt altına alındığı gibi, görüşmeye katılan her katılımcı notlarını ve görüşlerini özel olarak sisteme girebilir.  

Şirkete özel iş pozisyonları, departman, gerekli evrak listesi, izin hakkı, eğitim grubu ve ekipman gibi birçok alanda alt tanımlar oluşturulabilir, ihtiyaca göre ekleme/çıkarma/revize yapılabilir.  

Personele sicil kartı oluştururken, farklı bir şifre veya giriş gerekmeden aynı ekran üzerinde işleme devam edilebilir, önceden tanımlanan şube tanımlarından seçim yapılarak personel o şubenin siciline kaydedilebilir. 

Şube, ad-soyadı, unvan, departman, çalışıp çalışmadığı gibi birçok kritere göre filtre uygulanarak personel listelenebileceği gibi hiçbir filtre uygulamadan şubeler dahil tüm personel listesi de görüntülenebilir. Ayrıca farklı dosya türlerine aktarım yapılarak bilgisayara indirilebilir.  

Oluşturulan personel sicil kartlarına girilen veriler sayesinde Organizasyon Şeması otomatik olarak oluşturulmaktadır. Oluşan şemayı ise liste halinde ve şema görseli olarak görüntülemek mümkündür.  

Sicil kartı bulunan tüm personele birden fazla sayıda vekil tayin edilebilmektedir. 

Sisteme demirbaş kayıtları yapıldıktan sonra ilgili personele demirbaş listesinden seçim yapılarak, demirbaş zimmetlenebilir. 

Tüm personele ait zimmetler liste halinde görüntülenmek istenirse, Excel ortamına aktarabilecek bir zimmet raporu oluşturulabilir. 

Sistemde demirbaş kayıtları yapılırken zimmetlerin hangi personelde bulunduğu, hangi depoda olduğu ve tarih bilgileri gibi kayıtlar tutulmaktadır. Zimmet eşyalarının kullanım ve değişim sıklığı ile ilgili rapor bu kısımdan oluşturulabilir. 

Personelin zorunlu periyodik muayeneleri ve periyodik olmayan muayenelerinin planlandığı ve gerçekleştiği tarihler kayıt altına alınabilir. Ayrıca sağlık grup tanımlamaları da şirketin ihtiyacına göre oluşturulabilmektedir. 

Maaş/ Puantaj/ Kesintiler/SGK İşe Giriş Çıkış/ Ek Ödemeler/ İcra İşlemleri/Muhtasar Beyanname Hesaplama 

Bordro hesaplamaları için parametre, muhasebe ile entegrasyon ve uygulama çalışmaları devam etmektedir. Tamamlandıktan sonra bordro süreçleri de sistem üzerinden kolaylıkla gerçekleştirilebilir. 

Personel kendi kullanıcı hesabından izin talebini kaydettikten sonra, tanımlanacak onay, güzergâhına göre insan kaynaklarının ve ilgili yöneticilerin ekranına düşmektedir. Onaylar sırayla tamamlandıktan sonra İnsan Kaynakları Yönetimi başlığı altındaki “Personel izin Takvimi” üzerinden haftalık, aylık ve ajanda stilinde izinli personel çizelgesi görüntülenebilmektedir. 

Kullanıcısı olan ya da gerekli yetkileri verilen personel, izin haklarının son durumunu, Ofis Yönetimi modülünde “Talepler” ve “İzin Talepleri” kısmından görüntüleyebilir. 

İlan sitesi modülüne kayıt yapılırken, ilan sitesi linkinin kaydedilmesi durumunda sitedeki ilanlara direkt yönlendirilme yapılmaktadır. 

İlan sitelerindeki tüm ilanları tek bir panelden görüntülemek, ulaşılmak istenen ilana direkt erişim sağlar ve ilanlar için toplu bir rapor oluşturma avantajı sunar. 

Portföy kaydı oluşturulurken girilen alanların herhangi biri ile filtreleme yapılarak, aramak istenilen portföye çok daha rahat erişim sağlanabilir.  

Emlak aktivite modülü ile hangi personelin hangi aktivitelerde bulunduğu (emlak gösterildi, anlaşma sağlandı vs.) ve nasıl sonuçlandığı gibi tüm tarihçe kayıt altına alınabilir ve takip edilebilir. 

Gelen bir talebe uygun portföy yoksa, gelen talep bilgileri emlak talep modülüne kaydedilebilir. 

Emlak talep modülünde, portföyle eşleşen bir kayıt varsa görülür. 

Emlak çağrı modülü sayesinde, herhangi bir emlak ile ilgili telefon görüşmesi tarihçesine erişebilir ve tüm emlaklar için bir rapor oluşturulabilir.   

Pankart modülünde, filtreleme yaparak pankartın son durumu, pankarta ait olan ve daha önce yapılan tüm hareketler görülebilir.  

Pankart modülündeki zimmet alanı ile pankartın geçmişte hangi personele zimmetlendiği ve şu anda hangi personelin üzerinde bulunduğu kolaylıkla kontrol edilebilir. 

Laboratuvar Modülü; çevre, gıda, kozmetik, ilaç, maden, toprak, kalibrasyon, tekstil, yapı, metal gibi endüstriyel alanda hizmet veren laboratuvarların kullanımı için uygundur. Tıbbi, veterinerlik ve diş gibi sağlık laboratuvarlarının kullanımı için uygun değildir.

Evet, detaylandırılabilir. Laboratuvar yönetiminde numune tanımları formunda kategori, alt kategori, numune türü, numune bazlı seri takibi ve numunenin bulunacağı depo konum detayı da dahil; ilgili numuneye konu analiz bağlantıları da yapılarak tanımlamalar detaylandırılabiliyor.

Evet, firma bazlı numune alma planları yapılır. Sistemde Tanımlanan Numune Alma Planları, numune kabul aşamasında plana bağlanarak detay takibi yapılabilir.

Evet, var. Tanımlama aşamasında numuneler, analiz tanımlarına ve analizler laboratuvarlarla bağlantılı tanımlandığından her kaydın hangi laboratuvar tarafından kabul edileceği sınıflandırılabilir. İlgili laboratuvarlara yetkili personeller tarafından sadece kendi yetkileri dahilindeki kabuller gerçekleştirilir.

Evet, istenilen formatta etiket basılabilir, bunun için tanımlama da yapılabilir.

Numune kabul aşamasında gelen numune miktarına göre seri/lot bazlı üretim ve son kullanma takibi yapılabilir, bu bilgi analiz raporuna yansıtılabilir. 

Toplu rapor ekranından aynı firmanın birden fazla numunesini seçip, rapora seçilen numune analizlerine aktarılabilir. 

Aynı firmanın farklı numunelerine ait girişleri seçip, tek seferde tüm raporlarını mail ile iletmek mümkündür. 

Teslim ve imha tutanaklarını sistemden yönetmek mümkündür. Teslim alınan ve imha edilen numuneler, bu şekilde takip edilebilir ve raporlanabilir. 

Evet, yapılabilir. Numune kabul aşamasında ya da numune tanım aşamasında ilgili numuneye ait raf ömrü bilgisi girildiğinde sistem, kabulde otomatik imha tarihi üretir, bu bilgi doğrultusunda da imha işlemleri gerçekleştirilir. 

Analiz sonuçları iki farklı şekilde yönetilebilir. İlgili numuneye bağlı analizler ve ilgili analize bağlı parametreler şeklinde veya tüm numunelerin analiz ve parametrelerinin bir arada satır bazlı yönetildiği ekrandan sonuç giriş, takip ve değerlendirme yapmak mümkündür. 

Cihazlardan analiz sonuçlarının aktarımı mümkündür. Cihaz tanımları ve parametre tanımları sisteme girildiğinde istenen aralıkta ilgili cihazdan sisteme parametre bazlı veri girişi sağlanabilir. 

Evet, birden fazla şube arasında analiz yönlendirme yapılabilir. Numune rapor düzenleme ekranında analizin yapılacağı şubeyi değiştirerek, ilgili analizin seçilen şubenin analiz rapor düzenleme ekranında gözükmesi sağlanır. 

Evet, 2 farklı şekilde yönetilir. Bunlardan biri, analiz tanımlama ekranında analizin tedarikçide çalışıldığını belirterek, ilgili analiz taleplerinde tedarikçi analizleri ekranına gelmesi ile sağlanmış olunur. 

İkincisi ise numune kabulden sonra tedarikçide çalışılmasına karar verilmesi durumunda Analiz Rapor Düzenleme ekranında tedarikçi bilgisini tanımlanarak tedarikçiye gönderilecek analizler altında listelenmesi ve sonrasında yönetilmesinin sağlanmasıdır. 

Her iki durum için de analiz tanımlarında tedarikçi sekmesinde hizmet alınabilecek tedarikçi seçenekleri eklenmelidir. 

Sistemde tedarikçiye gönderilecek analiz ve tedarikçide bulunan analiz olmak üzere iki başlıkta takip edilir. Yapılan tanımlara göre tedarikçinin çalışması gereken analizler listeye sistem tarafından eklenir. Ancak kullanıcı gönder derse tedarikçideki analizlere aktarılır. Asıl takip edilmesi gereken, yani sonuçları beklenen analizlerin ‘’Tedarikçideki Analizler’’ başlığı altından yönetildiği de bilinmelidir. 

Ödeme veya tahsilat işlemleri belgelerle eşleştirilerek, vade tarihleri üzerinden belgelerin ödeme durumları takip edilebilir. 

Muhasebe finans yönetimiyle birlikte stok, satış, satın alma veya laboratuvar yönetimi kullanan firmaların faturalarını manuel düzenlemesine gerek yoktur. Girişi veya çıkışı yapılan ürünler muhasebe modülüne aktarılır. Aktarılan kayıtlar üzerinde kontrol sağlanarak faturalar kolayca kaydedilebilir. 

Sadece fatura girişiyle yapılmamaktadır. Stok takibi yapılmak isteniyorsa stok/sevkiyat yönetimi, satış yönetimi, satın alma yönetiminin aktif olarak kullanılması gerekir.

Mevzuata göre yeni eklenen veya geçerliliğini kaybetmiş işlemler ekip tarafından güncellenir ve müşterilere bilgi aktarımı sağlanır.

Belgeleri sisteme öncesinde tanımlayıp ve gerçekleşen işlemleri sisteme aktararak belge durumları izlenebilir. 

Sistemin genelinde bulunan dokümantasyon yönetimi sayesinde belgeleri dosya veya resim olarak arşivlemek mümkündür. 

Mevcut sistemde online mutabakat sistemi bulunmamaktadır.

Cari hesaplar için çalıştırılan hesaplamalardan sonra otomatik oluşturulan mutabakat formları üzerinde kontrol sağlanıp sistemdeki dönüşüm yapısı kullanılarak müşteri maillerine yönlendirme sağlanabilir. 

Kredi kartı ve pos işlemlerinde taksit hareketlerini aylara göre dağıtarak gelir/gider akış tablosundan takip edilebilir.

Dövizli hesaplarını ilgilendiren cari hesap, banka hesap, çek/senet belgeleri için kur değerlemelerini oluşturabilir. 

Ödeme planında oluşturulan tarihler, gelir/gider yönetimi yapılan nakit akış planlama sayfasına aktarılır. Bu sayfa üzerinden ödeme takibi yapılabileceği gibi ilgili tarihlere alarm oluşturularak seçilecek kişilere hatırlatıcı mail, sms gönderimi sağlanabilir.

Gelen veya giden teminatlara ait giriş, iade, süre uzatımı gibi süreçler tek ekran üzerinden yönetilebilir. Teminata ait komisyon tutarı için ödeme planı oluşturularak ilgili tarihlerde gider kayıtları oluşturulabilir. 

Fatura ve ödeme işlemlerine ait mahsup fişleri dönüşüm yapısı kullanılarak kayıtla birlikte kolayca oluşturulabilir. 

Hesap kodlarının ön tanımlı olması durumunda birden çok kaydın muhasebe fişini sistem otomatik oluşturabilir. 

Proje, sipariş, fatura girişlerinde ödeme planı oluşturularak vade tarihleri üzerinden gerçekleşmesi gereken ödeme ve tahsilatlarla ilgili raporlar alınabilir. Planlanan tarihte işlem gerçekleşmemesi durumunda gecikme süreleri de takip edilebilir. 

Sadece müşteri ilişkileri değil, gelir/gider akışını etkileyen tüm finansal işlemleri nakit akışı planlama sayfasında takip edilebilir. Kümülatif toplamı görmek gelir ve giderlerin üzerinde öngörüye sahip olarak kararlar almaya yardımcı olur.  

Grup şirketleri yapısında farklı şirketlere ait finansal verilerin tek bir ekranda yönetilmesi şu an mevcut değildir, ancak geliştirilebilir.

Hedeflenen gelir ve kaynakların kullanılacağı gider başlıkları üzerinde, yıl bazında aylara göre bütçe planlaması yapılabilir. Planlama sonucunda gerçekleşen rakamların ve plana göre gerçekleşme yüzdelerinin görülebileceği bütçe raporu alınabilir. 

Bütçe kalemleri için farklı para biriminde planlama yapılabilir. 

Banka fark etmeksizin tüm hesap hareketleri online sistemlere giriş yapılmadan entegrasyon üzerinden eş zamanlı olarak Firmanet’te izlenebilir, kolayca kaydedilebilir. 

Oluşturulan faturalar doğrudan Firmanet üzerinden gönderilebilir.

Firmaya düzenlenen e-faturalar, entegratör firmanın web portalından Firmanet’e aktarılır. Faturanın görüntüsüne portala giriş yapmadan Firmanet üzerinden erişilebilir. 

Firmanet’te müşterilere doğrudan e-arşiv faturaların iletimi şu an mevcut değildir. Mail üzerinden gönderim sağlanmalıdır.

İstenilen format iletildiği takdirde müşteriye özel tasarım yapılarak farklı şablonlarda gönderim sağlanabilir. 

Sistem üzerinden e-defter oluşturup entegratör firma portalı üzerinden gönderim sağlanabilir. E-beyanname hazırlama ve gönderimi mevcut değildir.

Belirli periyotlarla mükellefler ekranından sorgulama yapılması gerekir. 

Satış etkinlik menüsünde, pazarlama faaliyetleri başta olmak üzere satışları desteklemek amaçlı yapılan bütün faaliyetler için harcanan zaman ve para kayıt altına alınır. Ayrıca yeni bir temasın da hangi satış etkinlik kaynağından (Fuar, İş Görüşmeleri, Referanslar vs.) geldiği takip edilerek ilgili satış etkinliğinin maliyeti ve bu satış etkinliği sayesinde yapılan satışlar fayda-maliyet analizi yapılmasına yardımcı olur ve doğru pazarlama kanallarına başvurulmasını sağlar. 

Temaslar, potansiyel bir müşteri ile gerçekleşen ilk etkileşim ile başlayan ve siparişin onaylanmasına kadar geçen süreci tanımlamak için kullanılan bir kavramdır. Herhangi bir şekilde iletişime geçilmesinin ardından yapılan yazışmalar, satış adımları, verilen, revize edilen, onaylanan teklifler ile birlikte kaybedilen temaslar ile kaybedilme sebeplerinin tamamı bu menüde takip edilebilir. Bu sayede satış ile ilgili önemli istatistikler elde edilebilir. 

Proje Yönetimi Modülü ile her çeşit proje en ince detayına ve diğer modüller ve işlevlere (nakit akışı, projenin bütçesi, sevkiyatları vs.) kadar takip edilebilir. Ayrıca yalnızca projeler değil, herhangi bir sebeple proje olarak takip etmek istenilen (üretim, iş geliştirme, saha çalışmaları vs.) süreçlerde de bu modül kullanılarak yönetilebilir.

Bazı firmalar için iş geliştirme ciddi ve uzun soluklu bir süreçtir. Bu süreçlerin de aynı müşteri projeleri gibi takip edilmesi gereken durumlar olabilir. Proje Yönetimi Modülü ile her bir iş geliştirme için bir proje açılarak (istenirse alt proje) ve projedeki adımlar, görevler, teslim tarihleri ve kilometre taşları gibi parametreler tanımlanarak şirketteki herhangi bir süreç proje modülü ile takip edilebilir.

Bir proje, ayrı ve süreli bir şirket gibi değerlendirilebilir. Dolayısıyla bütün modüllerin Proje Modülü ile bağlantısının olması gerekir. Bunun sebebi ise o projeye ait bir bütçenin, personel ve kaynak tahsisinin, muhasebenin, saha çalışmasının, faturaların olmasıdır. Özellikle ağırlıklı olarak proje bazlı çalışan şirketlerde, havuz sistemi ile iş takibi projenin verimliliğini ve izlenebilirliğini azaltır. Bu sebeple, diğer işlevlerde olduğu gibi proje malzemeleri de proje siparişi ile kayda alınır ve bu şekilde sevk edilene ve faturalanana kadar takip edilir.

Bir işletmenin fonksiyonları bir süreç içerisinde gerçekleşir. İşletmenin büyüklüğüne göre bu süreçler çeşitli şekillerde takip edilir. Yüz yüze görüşerek tecrübeyle, yazılı bir şekilde veya bir ERP Yazılımı aracılığıyla bu süreçler yönetilebilir. Örneğin bir satış, müşteri ile irtibattan başlayarak sözleşmenin yapılmasına, sevkiyatın yapılmasına veya tahsilatın yapılmasına kadar sürebilir. Bu sürecin hangi aşamalardan oluştuğu ve kimler tarafından yürütülüp kontrol edileceği Süreç Yönetimi ile takip edilir.

Bazı durumlarda, firmadaki tek bir iş birden fazla projeye dahil olur. Böyle bir durum varsa, proje süreçleri gruplandırılarak takip edilebilir.

Bir firmada birden fazla sebeple satın alma işlemi gerçekleşebilir. Bunlar şirkette kullanım amaçlı, ticari amaçlı, üretim amaçlı ve proje amaçlı olabilir. Proje için yapılacak satın almanın farklı olmasının sebebi, proje içinde uyumlu olması ve proje bütçesinin tutturulması gerekliliğidir. Ayrıca proje için yapılacak satın almaların onaylarının da satın alma yetkilisi ile birlikte proje sorumlusu tarafından gerçekleştirilmesi gerekebileceğinden ayrı bir şekilde değerlendirilmesi doğru olacaktır.

Proje sözleşmesine bağlı olarak bazı durumlar, ödemeler takvimine veya proje alt süreçlerine endekslenmiş olabilir. Eğer sözleşmede böyle bir madde varsa, projedeki işler bittikçe ödemelerin zamanında talep ve tahsil edilebilmeleri amacıyla hak edişlerin takip edilmesi gerekir. Hak edişler de yine muhasebe ve proje süreçleri ile bağlantılı bir şekilde çalışır ve tahsilatın gözden kaçmasını engeller.

İlgili projede, Proje Modülü'nde bulunan alt gridinde genel gider yansıtma alanına aylık genel gider girilebilir. Buraya girilen verilerin proje maliyetinde görülebileceği raporlarla takibi sağlanır. Veri girişi, o ay firmanın aktif projelerinin her birinin iş yükünün dağılımı % olarak girilir. Ve proje açılırken belirtilen sabit giderler bütçe kaleminin harcamalarının dağılımını otomatik olarak raporlar.

Firmanet Yazılım, proje süreçlerine önem veren bir yazılım olduğundan yalnızca paranın ve insanların değil; bir bütün olarak şirket kaynaklarının ve dolayısıyla demirbaş ve ekipmanların da verimli bir şekilde çeşitli süreçlere tahsis edilmesine önem verir. Projelerde kullanılacak olan ekipmanlar ister demirbaş ister kiralanmış olsun, her biri bir maliyet unsurudur. Bir veya birden fazla projede kullanılması planlanan ekipmanın kullanım süresi, herhangi bir projedeki maliyetinin ana belirleyicilerinden birisidir. Ekipman Zaman Yönetimi ile herhangi bir ekipmanın hangi projede ne kadar kullanıldığı kayıt altına alınmış olur. Böylece proje maliyeti ve dolayısıyla projenin kârı daha hassas bir şekilde hesaplanabilir.

Devam eden bir proje ile ilgili karşılıklı olarak teknik çizimler, izlenecek yöntem, teklifler veya hak edişler ile ilgili sunumlar yapılabilir. Bu sunumlar, proje hakkında bir bilgilendirme ve taahhüt anlamına geldiğinden kayıt altına alınmaları gerekir. Sunumun kime yapıldığı, kim tarafından yapıldığı, içeriği, sunumu hazırlayan kişi gibi önemli detaylar Proje Yönetimi Modülü altındaki Sunumlar sekmesinde kayıt altına alınır ve takip edilir.

Bir proje için teklif verilirken kullanılacak malzemeler ürün ağaçları ile birlikte sunulabilir. Eğer bu projede kullanılacak malzemelerin bir kısmı veya tamamı firma bünyesinde üretilecekse, bu malzemelerin üretim süreçleri Üretim Yönetimi ve Proje Modülü'nden eş zamanlı olarak takip edilir. Ürün ağaçları da aynı şekilde proje altından izlenebilir.

Üretim emri oluşturulurken açılan formda üretilecek olan ürünün, ürün ağacında malzeme değişikliği yapılmak istenirse, malzeme eklemesi ve malzeme silme işlemi gerçekleştirilebilir. Ayrıca, malzeme kartlarında belirtilen kısma alternatif malzeme tanımlı ise “malzemeyi alternatifi ile değiştir” diyerek, orijinal ürün ağacının yapısı bozulmadan yeni ürün ağacı oluşturulabilir.

Sevkiyat planlaması önceden yapılmış olan ürünlerin sevk tarihlerine göre üretim talepleri “Sevkiyata göre üretim” alt modülünden takip edilebilir.

Üretim hareketi girişlerinde seri takibi yapılan ürünlerin seri girişleri de yapılabilir.

Üretim hareketi girişlerinde üretimde kullanılan malzemelere satır bazlı depo seçimi yapılabilir.

Operasyonlara makine tanımlaması yapılarak makinelerin çalışma süreleri, hazırlık ve arıza sürelerinin takibi sağlanır

Malzeme ihtiyaç planlaması, belirtilen tarihten itibaren bugüne kadar olan tüm açık işlerin malzeme ihtiyaç planını yapar.

Üretim emirlerine bağlı operasyonlarda son operasyona gelindiğinde üretim emrini kapat seçeneği bulunur. Son operasyonun tamamlanmasının ardından isteğe bağlı olarak üretim emiri otomatik kapatılabilir. 

Üretim talepleri Proje, Satış Sipariş  veya Planlı sevkiyatlarda otomatik olarak “Üretim Talepleri Alt Modülüne” düşer. Ayrıca, Manuel olarak Üretim Talepleri Alt Modülü’nden üretim talebi oluşturulabilir. 

Satın alma talepleri proje, satış siparişi, servis üretim vb. malzeme ile ilişkili olan tüm modüller ile bağlantılı olarak çalışır. Ayrıca, stoklar için serbest satın alma yapmak da mümkündür.

Sistemde aynı projenin aynı malzemesi için talep açılmasına izin verilmemektedir. Talep oluşturulmaya kalkıldığında mükerrer kaydolarak görür ve gerekli miktardan fazla talep edilemez uyarısı verir. 

Satın alımı yapılacak malzemelere ilgili tedarikçiler eklenerek aynı anda birden fazla tedarikçiden satın alma teklifi istenebilir. 

Aynı firmadan talep edilen malzemelerin tekliflerini bir arada görmek mümkündür. 

Satın alma sözleşmeleri, satın alma siparişleri ile eşleştirilebilir.  

Evet, yapılabilir.

Verilen siparişleri fiyat bilgileri ile birlikte satın alma siparişleri alt modülünde görüntülemek ve Excel dosyası olarak almak mümkündür. 

Programımızda ithalatları takip edebilmek için bir arı alt modülü bulunmaktadır.  

Seri veya Lot takibi yapılmak istendiğinde malzemenin malzeme kartında Seri / lot takibi yapılacak seçeneği aktif ise mal kabul esnasında sistem seri veya lot numarasını yazmadan giriş yapmaya izin vermeyecektir.

Görev Yönetimi herhangi bir sınır gözetmeksizin şirket içerisinde yapılması ve özellikle takip edilmesi gereken iş atamalarının tamamında kullanılabilir. Ayrıca, kullanıcı bazlı olarak görevin ne aşamada olduğu hakkında bilgi vermeden sisteme girilmesi engellenebilir. 

Evet, Firmanet E-Posta uygulaması bütün e-posta servis sağlayıcıları ile kullanılabilir. 

E-postaların Firmanet üzerinden takip edilmesi, alınan ve gönderilen e-postaların projeler, temaslar, satışlar, satın almalar veya firmalar ile ilişkilendirilerek sınıflandırılmasını sağlar. Ayrıca E-postalar istenildiğinde göreve dönüştürülerek takip edilebilir. 

Toplantılar Modülü, ilgili olduğu ve tanımlanmış bütün modüller ile entegre olarak çalışır. Örneğin, bir toplantı yapıldığında toplantıya katılanlar, toplantı yapılan firma veya firmalar ve toplantının konusu olan proje tanımlanır. Böylece ilgili firma ile yapılan toplantının tarihi, katılımcıları, alınan kararlar ve bu kararlar ile ilgili atanan görevler kayıt altına alınır. Bu şekilde verimle takip edilebilir. 

Sohbet uygulaması üzerinden yazılanlar yalnızca veri tabanına erişimi ve yetkisi olanlar tarafından silinebilir. Sohbet uygulaması, kurumsal hafızanın oluşması için kullanılmalıdır.  

Çağrılar modülünün çağrı hizmeti veren çeşitli uygulamalar ile entegrasyon imkânı vardır. Üçüncü parti uygulamalar veri paylaştığı sürece bu mümkündür. 

Firmanet Yazılım üzerindeki süreçler için belirli parametreler ve kriterler tanımlanıp, istenildiği kadar onay katmanı eklenerek onay hiyerarşisi yaratılabilir. 

Firmanet’te esas olan her bir çalışanın kullanıcısının olmasıdır. Firmanet'in fiyat politikası da bu yönde yapılandırılmıştır. Yalnızca beyaz yakalar için kullanıcı alındıysa, bu durumda avans talep eden kişi adına, ilgili İK veya Muhasebe sorumlusu avans talep kaydını yapmak durumundadır. 

Yalnızca avans talepleri değil, bütün kayıtlar sadece görmesi istenilen kişi, grup veya departmanlar tarafından görüntülenir. 

İzin yasal bir hak olduğundan düşülmesi için ilgili kişinin resmi olarak izin talebinde bulunması gerekir.  

Firmanet’te esas olan her bir çalışanın kullanıcısının olmasıdır. Firmanetin fiyat politikası da bu yönde yapılanmıştır. Yalnızca beyaz yakalar için kullanıcı alındıysa, bu durumda izin talep eden kişi adına, ilgili İK veya Muhasebe sorumlusu izin talep kaydını yapmak durumundadır.

Firmanet’te her bir kayıt için kayıt yapma, düzenleme, görüntüleme ve silme işlemleri için ayrı ayrı yetkiler oluşturulabilir. Bu sebeple, duyurular da belirli bir gruba veya kişiye yönelik yapılabilir.

E-posta Firmanet üzerinden yönetiliyorsa, duyuruların aynı zamanda e-posta ile gitmesi tercih edilebilir. SMS ile gitmesi için ise bir GSM şirketi ile entegrasyon yapılması gerekir.

Masraflar da resmi bir gider olduğundan sisteme kaydederken makbuz yüklemesi yapmak doğru olacaktır. Aksi halde süreç Firmanet Yazılım'ın dışında gelişecek ve izlenebilirliği de azalacaktır.

Bazı modüllerin aktifliği kullanıcılara bağlıdır. Ziyaretlerin nadiren olduğu, iş görüşmelerinin telefonla veya diğer iletişim araçları ile yapıldığı şirketler ziyaretleri kaydetmemeyi tercih edebilirler. Ancak Firmanet’in önceliği olan kurumsal hafıza için ziyaretlerin de kaydedilmesi önerilir.

Fatura, sözleşme, kargo vb. yeni evrak girişleri buradan yapılır. Evrakın ilgili olduğu proje, önem derecesi, gelen/giden evrak bilgisi, gelen firma ve ilgili kişi bilgileri detaylı bir şekilde kayıt altına alınabilir ve taranarak kayda eklenebilir. Evrak sirkülasyonu takip edilebilir, hangi tarihte hangi departmana gittiği, kime gittiği, evrak ile ilgili yorumlar burada kayıt altına alınabilir.

Ofis içi malzeme talebi, personelin şirket işlerinde kullanacağı ofis malzemelerini talep etmesi için kullanılır. Örneğin A4 kağıt, toner veya diğer sarf malzemeler, bu modül ile talep edilir.

Firmanet'te, "Firmalar/Bağlantılar/Kişiler" menüsü adı altında, firmanın müşterileri, tedarikçileri, bankalarla ilişkili kişileri, personeli ve diğer firmalardaki çalışanları gibi tüm bağlantıları kayıt altına alınır. Bu modül, eski model muhasebe yazılımlarındaki "Cariler" modülünü kapsar ve şirketin iletişimde olduğu tüm kişi ve kurumlar, temsilcileri, muhasebe hesapları, banka bilgileri ve diğer detayları içerir.

Bağlantılar, iş ilişkisi içinde olunan bir firmanın personellerinin ve bu personellerin departmanları, iletişim bilgileri, mesai saatleri gibi önemli olabilecek konuların kayıt altına alındığı kısımdır. Ayrıca, temaslar da doğrudan şirketler üzerinden değil, o şirkette görüşülen kişiler üzerinden takip edilir.

Firmanet’te, bütün modüllerde olduğu gibi Ajanda modülü de diğer modüller ile entegre bir şekilde çalışır. Ajanda Modülü kullanılmak istendiğinde, görev atamaları, toplantı planları ve projelerdeki günlük planlar takip edilebilir. Ayrıca, firmadaki demirbaşların da bir ajandası vardır. Böylece herhangi bir ekipmanın aynı anda iki farklı göreve planlanmasının önüne geçilmiş olur.

Zaman çizelgesi, özellikle projelerde faydalı olan ancak diğer süreçlerde de kullanılabilen ve herhangi bir iş için hangi personelin ne kadar zaman harcadığını gösteren bir tablodur. Bu sayede, benzer görevler için daha hassas bir zaman planlaması yapılabilir ve insan kaynağı maliyeti izlenebilir.

Dosya Yönetimi menüsü, sisteme revizyon tarihi, numarası, süreli dokümanların yüklenip takip edildiği bir menüdür. İK görev tanımlarının sisteme revizyon numarası ile yüklenmesi ve okuması gereken kişilerin seçilmesi, ilgili personellere ulaştırılması, yapılan değişikliklerin yeni revizyon numarası ile dokümanın tarihçesinin tutulması gibi işlemler buradan yapılabilir. Dolayısıyla kalite yönetim sistemi ve dokümantasyonu buradan yönetilebilir.

Firma içerisinde bilgi amaçlı paylaşılmak istenen dokümanların, Bilgi Paylaşım menüsü üzerinden takibi sağlanır. Örneğin, ekran kullanım bilgi dokümanları bu alana eklenebilir. Duyurulardan farkı, sürekli ve tekrarlı bir şekilde karşılaşılan konularda nasıl hareket edilmesi gerektiği ve dikkat edilmesi gereken hususlar, buradan da paylaşılabilir.

Malzeme kartlarına minimum stok değeri belirlenmesi durumunda program minimum stoğun altına düşen malzemeler için uyarı verir. 

Sayımı geri al seçeneği ile stoktaki malzemelerin adetlerini sayım öncesi duruma çekmek mümkündür. 

Evet, verilen başlangıç numarasından itibaren program serileri otomatik dağılım yapar. 

Konsinye ürünlerinin hangi proje için kullanılacağı sistemden takip edilebilir. 

Program içerisinde ölçü dönüşümleri yapılarak, temel ölçü birimini istenilen herhangi bir ölçü birimine çevirmek mümkündür. 

Evet, malzemelerin alternatiflerini tanımlamak ve ürün ağaçlarında genel yapıyı bozmadan malzemeyi alternatifi ile değiştirmek mümkündür.